FORENINGEN » Privatlivspolitik » Fortegnelsespligt

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Gymnastikforeningen KVIK

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Gymnastikforeningen KVIK, CVR: 29712794

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 20-05/2018
 

Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Følgende medlemmer af ledelsen i Gymnastikforeningen KVIK:
1. Brian Roed, brr@viborg.dk, 30 30 29 02
2. Mette Schacht, mette.schacht@gmail.com, 42 76 47 97
3. Allan Leck Jensen, alj@eng.au.dk ,22 16 16 62
 

Hvad er formålene med behandlingen

a) Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved kursusadministration til idrætsorganisationer
c) Indhentelse af børneattester
d) Hensyntagen til skader og helbredsforhold
e) Udbetaling godtgørelser
 

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Telefon
d) Adresse
e) Fødselsdato
f) Køn
 

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

a) CPR-nummer (For instruktører, hjælpeinstruktører og medlemmer af ledelsen, som vi udbetaler godtgørelse til)
b) Oplysninger om strafbare forhold (I forbindelse med børneattester)
c) Registrerings- og kontonummer på personer som får udbetalt godtgørelse
 

Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
b) Instruktører
c) Hjælpeinstruktører
d) Forældrehjælpere
e) Medlemmer af ledelsen
f) Medlemmer af udvalgene
g) Ved mindreårige medlemmer behandles oplysninger om forældrene
 

Hvem videregives oplysningerne til:

a) Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
b) Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om
strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger
 

Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i 3 år efter tilhørsforholdets ophør. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne ligeledes i 3 år efter arbejdets ophør.
b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
c) CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
d) Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke
 

Hvordan opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer personoplysninger i foreningens IT program til foreningsadministration, Conventus. Programmet er beskyttet med personligt password. Medlemmer af ledelsen og holdenes ansvarlige instruktører har adgang til holdlister mv.

Derudover opbevares instruktørkontrakter i aflåst skab.
 

Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
 

Hvad kan vores IT system?

Vores IT-system kan følgende:
a) Foretage automatisk sletning
b) Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere, men de gemmer også information om hvordan du bruger vores hjemmeside, så vi kan forbedre den både for dig og for andre. Cookies på denne hjemmeside bruges primært til trafikmåling og optimering af sidens indhold. Du kan forsætte med at bruge vores side som altid, hvis du accepterer at vi bruger cookies.
| Gymnastikforeningen KVIK Viborg | 8800 Viborg | CVR: 29712794 |